会社を設立して、順調に業績を上げていくと、新しく従業員を雇う機会も増えます。
しかし、従業員を雇う際には、社会保険を中心に様々な手続きが必要になります。

面倒な事務手続きですが、今の時代適当に済ませることはできませんので、正確に行うようにしましょう。

ということで、今回のブログでは、会社を設立してから初めて従業員を雇う際に必要な手続きについてお話していきます。

• 入社までに必要な手続き

まず、従業員を雇用して実際に入社するまでに必要な手続きについてお話していきます。


労働契約を結ぶ

従業員を雇用する際に、まず最初にすべきことは労働契約を結ぶことです。
労働契約を締結するには、賃金、労働時間等の労働条件を書面などで明示しなければなりません。

この、労働条件の重要なところをまとめた労働条件通知書を作成して、従業員に説明します。
労働通知書は、会社保管用と採用者控えで、同じものを2通用意しましょう。
労働条件通知書は、厚生労働省の「主要様式ダウンロードコーナー」からダウンロードすることができます。
この時、一般労働者や日雇いなどで使うフォーマットが異なるので注意しましょう。

また、入社が決まったら労働者名簿を作成して保存しておきましょう。
こちらも、労働通知書と同じく「主要様式ダウンロードコーナー」からダウンロードすることができます。


必要書類を提出してもらう

従業員が入社したら、前職の源泉徴収票や雇用保険被保険者証などを提出してもらいます。
その他の費用書類は以下の通りです。

・源泉徴収票（その年に他の会社からの給与所得がある場合）
・雇用保険被保険者証（以前に加入していた場合）
・健康保険被扶養者届（配偶者など被扶養者がいる場合）
・年金手帳（配偶者を被扶養者とする場合は配偶者の分も）
・給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
・口座振込依頼書

また、マイナンバーを利用する予定がある場合は同時に取得しておきます。

• 社会保険の加入手続き

採用した従業員は健康保険と厚生年金保険の被保険者になるので、その手続きを年金事務所で行います。


採用から5日以内に年金事務所に

新しく従業員を採用したら、採用日から5日以内に健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を所轄の年金事務所に提出します。
書類は、日本年金機構のホームページからダウンロードすることができます。
また、配偶者などを被扶養者とする場合は、上記で提出してもらった健康保険被扶養者届も一緒に提出しましょう。


保険証が交付されたら速やかに渡しましょう

年金事務所に提出した後、健康保険被保険者証が会社に交付されるので、すぐに本人に渡してあげましょう。

• 労働保険の加入手続き

労働保険は従業員を雇って初めて手続きが必要になる保険です。
労災保険と雇用保険について手続きをしていきます。


労災保険の加入手続き

労災保険加入のために、労働基準監督署で手続きを行います。
ただし、労災保険の手続きは最初の従業員を雇う時だけ行い、それ以降は従業員を雇っても手続きの必要はありません。

まず、最初の従業員を雇ってから10日以内に、保険関係成立届を労働基準監督署（またはハローワーク）に提出します。
その後、50日以内に概算保険料申告書を作成し、概算の保険料を前払いで納めます。


雇用保険の加入手続き

雇用保険加入のために、ハローワークで手続きを行います。

初めて従業員を雇う場合は、10日以内に雇用保険適用事業所設置届を提出し、採用の翌月10日までに雇用保険被保険者資格取得届を提出します。
それ以降に従業員を雇った場合は、雇用保険被保険者資格取得届のみハローワークに提出します。

また、採用した従業員が前職で雇用保険に加入していた場合は、上記で預かっていた雇用保険被保険者証などを添付します。
詳細はハローワークに確認しましょう。

提出した後、雇用保険被保険者資格取得等確認通知書および雇用保険被保険者証が会社に交付されるので、本人に渡しましょう。

• 給与支給に向けての手続き

保険の加入が終わったら、給与支給とこれから働いていくために必要な手続きをしていきます。


住民税の特別徴収について確認

採用した従業員が、前職の会社を6月1日～12月31日の間に退職し、住民税を特別徴収によって納付していた場合、住民税の未納付額を自社に引き継いで徴収しなければいけません。

その際、前職の会社が作成した給与所得者異動届出書を本人から受け取り、自社の記入箇所を埋めて、従業員の住所の市町村役場に提出します。

北区の給与所得者異動届出書は以下のようになっています。
http://www.city.kita.tokyo.jp/zeimu/kurashi/zekin/noze/kyuyo/tenkin/idotodoke.html
書類の様式は各市町村ごとに確認しましょう。


賃金台帳、出勤簿の作成

最後に、賃金台帳と出勤簿を作成します。
この2つは、上記で登場した労働者名簿とあわせて「法定三帳簿」といわれ、労働者の適切な労働管理を行う上で必要な書類です。
仮にその従業員が退職しても、そこから3年間は保存しなければなりません。

賃金台帳は特に決まった様式はありませんが、厚生労働省の「主要様式ダウンロードコーナー」でダウンロードすることができます。

出勤簿は、タイムカードを出勤簿として利用したり、ネット上のテンプレをダウンロードして作成するようにしましょう。
その際は、以下の必要事項を網羅していることに注意しましょう。

・氏名
・出勤日と労働日数、始業時間、終業時間
・日別の労働時間数、休憩時間数
・時間外労働を行った日付と時刻、時間数
・深夜労働を行った日付と時刻、時間数
・休日労働を行った日付と時刻、時間数

• まとめ

いかがだったでしょうか？
社会保険と労働保険は手続きの期限が定められています。
採用してから慌てることがないように、従業員を募集する段階からあらかじめ準備を整えておくように心がけましょう。