会社を経営していると、本業以外にも様々な事務作業が必要になります。
税務署への税金の申告はもちろん、従業員の社会保険の手続きなど、なにをするにも事務作業は付いて回ります。

そんな事務手続きの中には、従業員のマイナンバ－が必要になることがあります。
サラリ－マン時代に会社にマイナンバ－の提示を求められた、という方もいらっしゃるはずです。

会社を設立して人を雇う立場になると、今度は自分が従業員からマイナンバ－を取得しなければなりません。
しかし、マイナンバ－を取り扱う際には、様々な決まりや注意点が存在します。

ということで今回のブログでは、従業員のマイナンバ－の取扱いについてお話していきたいと思います。

• そもそもマイナンバ－ってなに？

本題に入る前に、マイナンバ－とはどういうものか、確認していきましょう。


マイナンバ－制度とは

マイナンバ－制度とは、住民票を有する全国民に対し、1人に1つ12桁の番号を付与する制度のことで、平成27年10月より開始されました。
住民票に記載があれば、赤ん坊や外国籍の人も対象になります。

行政手続きの簡略化や、不当な税金逃れを防止するため等の理由で導入されました。


通知カ－ドと個人番号カ－ドの違い

マイナンバ－のカ－ドには、市町村から郵送されてくる通知カ－ドと、その後に自分で交付申請をすることで受け取れる個人番号カ－ド（マイナンバ－カ－ド）の2種類があります。

通知カ－ドだけでは、身分証明の役割を果たすことはできないので注意しましょう。

① 通知カ－ド
http://www.soumu.go.jp/kojinbango_card/02.html
通知カ－ドには、「マイナンバ－」、「氏名」、「住所」、「生年月日」、「性別」等が記載されています。

② 個人番号カ－ド（マイナンバ－カ－ド）
http://www.soumu.go.jp/kojinbango_card/03.html
個人番号カ－ドには、通知カ－ドに記載された内容の他に「顔写真」等が記載されます。
さらに、ICチップも搭載されており、身分証明以外にも、e-Tax等の電子申告にも利用することができます。

上記の通知カ－ドと共に郵送されてくる「交付申請書」を、郵送やパソコンなどから申請することで交付を受けることができます。

• マイナンバ－が必要になるケ－スと罰則

それでは、本題に入っていきます。
まずは、会社が従業員のマイナンバ－を何に使うのかということについてお話していきます。


マイナンバ－が必要な3分野

マイナンバ－が必要になるのは、原則として「税」、「社会保障」、「災害対策」の3つの分野です。
複数の機関にある個人情報が、同一人物のものであると確認するために使われます。

会社が従業員のマイナンバ－を必要とするのは以下のような場合です。

・源泉徴収票への記載
・給与支払報告書への記載
・雇用保険被保険者資格取得届への記載
・健康保険被保険者資格取得届への記載
・厚生年金保険被保険者資格取得届への記載
　など
http://www.cao.go.jp/bangouseido/pdf/qa_case.pdf

上記のようなケ－スに限り、従業員からマイナンバ－を取得することができます。
この場合、マイナンバ－の提供は法令で定められた義務なので、その旨をしっかりと告知して協力してもらうようにしましょう。


マイナンバ－の取扱い上の罰則

上記の原則以外に、マイナンバ－を不当な目的で利用することはできません。
また、不当な利用をした際の罰則は番号法により定められています。

罰則の中で、会社や個人に関係するものは以下の通りです。

個人番号利用事務実施者：税務署、年金事務所、ハロ－ワ－クなど
個人番号関係事務実施者：会社、税理士、社会保険労務士など

• 従業員からマイナンバ－を取得する際の4つのステップ

では、実際に従業員からマイナンバ－の提供を受ける際の流れと注意点をお話していきます。


ステップ1｜利用目的の明示

まず、マイナンバ－を利用する場合は、従業員に利用目的を明示しなければいけません。
この時、複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、目的を超えて利用することや、後から目的を追加することは認められていないので注意しましょう。

利用目的の通知方法は以下のようなものがあります。

・社内への掲示
・チラシの配布
・回覧板
・面談などで口頭で連絡
・就業規則に記載
　など


ステップ2｜番号確認と身元確認

従業員からマイナンバ－を取得する際は、正しい番号であることの確認と、その従業員が番号の正しい持ち主であるかを確認します。

通知カ－ドの場合は、身元確認のために運転免許証などの確認も必要です。
確認のために必要な書類の組み合わせの例は以下の通りです。

また、明らかに本人であると個人番号利用事務実施者が認める場合は、身元確認のみ省略することができます。


ステップ3｜従業員の扶養家族のマイナンバ－を取得

健康保険や所得税についての扶養家族の届出には、従業員の扶養家族のマイナンバ－も必要になるので注意しましょう。
その場合、上記の番号確認は従業員が扶養家族に対して行うので、会社がする必要はありません。


ステップ4｜従業員が退職したらすぐにマイナンバ－を破棄する

受け取ったマイナンバ－は、紙に控えるかデ－タとして保存することで厳重に管理しましょう。

また、従業員が退職したなどの理由で、不要となったマイナンバ－は直ちに破棄しましょう。
ただし、マイナンバ－の記載がある書類に法定保存期間がある場合は、その期間中は引き続き保管します。


マイナンバ－の取扱いは厳重に

上記のように、従業員から受け取ったマイナンバ－は、たかが番号と安易に取り扱ってはいけません。
漏洩、滅失、毀損がないように管理を徹底しましょう。

また、具体的な個人情報の管理の方法などは、個人情報保護委員会の「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に示されているので、ご参考ください。

• まとめ

いかがだったでしょうか？
サラリ－マン時代は言われるがままにマイナンバ－を提示していたかもしれませんが、経営者はそれを預かる立場になります。

責任を持って預かると共に、従業員に説明できるようにしっかりと理解も深めておきましょう。